Pourquoi externaliser la gestion de la paie de votre entreprise en 2023 ?

En tant que dirigeant de TPE, de PME ou d’association, vous êtes également employeur. Ce statut implique certaines obligations sociales et légales, notamment l’établissement de bulletins de salaire conformes à la réglementation. Ces obligations demandent à la fois du temps, de l’organisation, de la rigueur et une certaine expertise technique. Alors que diriez-vous de confier cette responsabilité à un prestataire extérieur qualifié ? Pourquoi externaliser la paie de votre entreprise en 2023 ? Le Cabinet Mosselmans vous conseille.

Pourquoi externaliser la paie de votre entreprise est une idée gagnante ?

En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de remettre chaque mois une fiche de paie à vos salariés. Or, la gestion de la paie est un exercice complexe qui mobilise de nombreuses compétences :

• Un bulletin de salaire doit faire apparaître certaines mentions obligatoires pour être conforme à la réglementation. Sa non-conformité expose à des pénalités, des redressements et des contrôles.
• Une fiche de paie doit faire état de calculs complexes et en constante évolution. Par exemple, le calcul des charges sociales et patronales, des cotisations retraite et maladie, ainsi que du prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu.
• Le versement des cotisations sociales suit un calendrier très précis. En cas de manquement, vous risquez un litige avec les organismes sociaux et l’application de pénalités de retard. 
• L’embauche d’un salarié implique diverses démarches administratives. Vous devez les connaître et les effectuer dans les temps pour rester dans la légalité. 
• Certains cas particuliers obligent à suivre des règles précises. Par exemple : l’embauche d’extras pour un restaurant, d’intermittents du spectacle pour une association ou de travailleurs étrangers non européens.

Gérer les salaires de ses employés exige du temps, des connaissances pointues et une veille permanente. N’hésitez pas à confier la gestion de la paie de votre entreprise à un service de paie externalisé !

Qu’est-ce l’externalisation de la gestion de la paie ?

Externaliser la paie de son entreprise consiste à déléguer la responsabilité des salaires et des cotisations sociales à un prestataire extérieur spécialisé. 

Un service de gestion de la paie peut inclure :

• la gestion des bulletins de paie, en tenant compte du temps de travail, des heures supplémentaires, des congés et des arrêts maladie de chaque salarié ;
• la saisie et l’édition des fiches de paie, dans le respect des lois et des réglementations en vigueur ; 
• l’établissement de l’ensemble des déclarations sociales et fiscales : cotisations salariales et patronales, Urssaf, caisses de retraite, mutuelle, prévoyance ;
• le calcul des congés payés ;
• les déclarations d’accidents du travail, de maladie, de maternité et de paternité ; 
• la gestion des formalités d’embauche et de départ de chaque salarié : déclaration d’embauche, fiche de poste, contrat de travail, adhésion à la mutuelle, rupture de contrat, calcul des indemnités et solde de tout compte.

L’externalisation de la paie de vos salariés vous permet d’avoir l’esprit tranquille pour vous concentrer sur votre activité. Vous êtes assuré que la gestion des salaires est effectuée de manière rigoureuse et strictement légale. Demandez conseil à votre expert-comptable pour vous faire accompagner dans le traitement de vos salaires !

Quels sont les inconvénients de la gestion de la paie en interne ?

Gérer la paie des salariés au sein de l’entreprise peut paraître plus simple dans un premier temps. Cependant, c’est un choix coûteux et risqué qui comporte de nombreux inconvénients :

• Vous devez embaucher un gestionnaire de paie qualifié et compétent, ce qui peut coûter cher à votre entreprise.
• Vous devez acquérir un logiciel de gestion de la paie et accorder du temps à sa prise en main. Ce type de logiciel est coûteux, complexe, et demande des mises à jour régulières pour rester conforme à la législation sociale. 
• Vous dépendez de votre responsable de la paie pour l’édition de vos bulletins de salaire. C’est un inconvénient si ce salarié est malade, en formation, en congé, ou si vous êtes amené à le remplacer.
• Vous devez réaliser une veille permanente sur les sujets suivants : la législation liée au droit du travail, l’évolution des taux de cotisations et la réglementation qui encadre les embauches et les départs des salariés.
• Vous engagez la responsabilité directe de votre entreprise. Les erreurs en matière de paie peuvent avoir de lourdes conséquences, comme un redressement, un contrôle Urssaf ou une assignation aux prudhommes.

Enfin, vous devez avoir une parfaite maîtrise des coûts liés à votre masse salariale pour éviter les problèmes de trésorerie. Sécurisez la gestion de la paie de votre entreprise en faisant appel à votre expert-comptable : il est là pour vous accompagner sur tous les aspects de votre gestion d’entreprise.

Quels sont les avantages de l’externalisation de la paie pour votre entreprise ?

L’externalisation de la paie présente de nombreux avantages pour les entreprises :

• Le gain de temps : déléguer la paie à un prestataire spécialisé vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier et de vous libérer l’esprit. 
• La sérénité : en confiant la paie de vos salariés à un spécialiste, vous avez l’assurance que la réglementation en vigueur est bien appliquée. 
• La réduction des coûts : externaliser la paie vous évite d’embaucher un gestionnaire de paie en interne et d’augmenter votre masse salariale. Vous n’avez plus à acquérir de logiciel de paie ni à souscrire de contrat pour sa maintenance.
• L’expertise : votre prestataire de paie est un spécialiste du droit du travail et des obligations sociales de l’employeur. Il est à même de vous conseiller et de vous accompagner dans vos décisions. 
• La sécurité : déléguer la paie de vos employés garantit la confidentialité de vos données et la continuité de l’établissement des salaires et des déclarations sociales.
• L’accompagnement : en cas de contrôle, de problème avec un salarié, d’embauche ou de fin de contrat, votre prestataire est à vos côtés pour vous accompagner.

Un service de paie professionnel est une aide précieuse pour garder la maîtrise de la paie de votre entreprise. Il vous permet également de bénéficier de l’accès au réseau de partenaires de votre prestataire : assureurs, mutuelles, organismes de retraite complémentaire, gestionnaires de plan épargne entreprise et intéressement par exemple. Ces spécialistes permettent de répondre à des problématiques allant bien au-delà de la gestion de la paie, pour vous assurer une couverture sur de nombreux sujets RH.

Confiez la gestion de la paie à votre cabinet d’expert-comptable, vous aurez l’assurance d’être dans la légalité !

Vous avez besoin d’un conseil sur l’externalisation de la paie de votre entreprise ?

Contactez le Cabinet Mosselmans, nous sommes là pour vous accompagner !

Besoin de vous faire acompagner ? Contactez-nous !