Combien de temps faut-il conserver les documents administratifs d’une entreprise ?

Est-il obligatoire de conserver les documents administratifs de son entreprise ?

La réponse est sans appel : c’est oui ! Toute entreprise a l’obligation de conserver la documentation émise ou reçue dans le cadre de son activité pendant une durée définie.

Le délai de conservation de ces documents est fixé par la loi. Il dépend directement du délai légal durant lequel l’administration peut effectuer un contrôle. De ce fait, cette durée de conservation varie en fonction de la nature du document concerné. 

Alors, préparez vos boîtes à archives ! Nous allons voir en détail quels types de documents doivent être stockés et pendant combien de temps.

Quels sont les délais de conservation des documents comptables ?

La comptabilité de votre entreprise donne l’image la plus complète possible de votre activité. Elle est donc susceptible d’être réclamée par l’administration dans le cadre de nombreux contrôles : contrôle URSSAF et contrôle fiscal notamment.

De ce fait, vos documents comptables doivent être conservés 10 ans. Parmi eux, on peut compter :

• Les livres comptables (journal, grand livre, livre d’inventaire) ;
• les registres comptables ;
• les documents de clôture de l’exercice comptable (bilan, comptes de résultat et annexes).

De la même façon, les pièces justificatives de votre comptabilité doivent être conservées pendant 10 ans. Notamment :

• les factures clients ;
• les factures fournisseurs ;
• les bons de commande ;
• les bons de livraison.

Faites appel à un cabinet d’expertise-comptable reconnu pour la tenue de votre comptabilité d’entreprise. Vous aurez la garantie de présenter des comptes annuels conformes à vos obligations légales.

Combien de temps faut-il conserver les documents commerciaux ?

Si votre entreprise œuvre dans le domaine commercial, les délais légaux de conservation de documents commerciaux sont les suivants :

• Les contrats commerciaux (achat ou vente) : 5 ans.
• Les contrats de plus de 120 € conclus par voie électronique : 10 ans à partir de la livraison ou de la réalisation de la prestation.
• Les documents et contrats liés au transport de marchandises : 5 ans.
• Les déclarations en douane : 3 ans.
• Les documents bancaires : 5 ans.
• Les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers : 30 ans.

Vous avez besoin d’aide pour clarifier la gestion de votre commerce ? Demandez conseil à un cabinet comptable !

Combien de temps faut-il conserver les documents fiscaux ?

D’après l’article L102B du Livre des procédures fiscales, tous les livres, les registres, les documents ou les pièces « sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration » doivent être conservés pendant 6 ans.

Il s’agit notamment des pièces qui ont servi à établir :

• l’impôt sur le revenu ;
• l’impôt sur les sociétés ;
• les impôts directs locaux ;
• les bénéfices industriels et commerciaux (BIC) et les bénéfices non commerciaux (BNC) ;
• la cotisation foncière des entreprises (CFE) ;
• la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) ;
• la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Votre expert-comptable est là pour vous aider à faire vos déclarations fiscales conformément aux obligations légales.

Combien de temps une société doit-elle conserver ses documents sociaux ?

Si vous êtes à la tête d’une société commerciale, les documents sociaux relatifs à vos 3 derniers exercices doivent être conservés. Il s’agit des documents suivants :

• les feuilles de présence ;
• les pouvoirs ;
• les rapports du gérant ou du conseil d’administration ;
• les rapports des commissaires aux comptes.

Les documents comptables liés aux comptes annuels de votre société (bilan, compte de résultat) doivent être conservés pendant 10 ans.

Par ailleurs, sachez que même si vous faites radier votre entreprise du registre du commerce et des sociétés (RCS), les statuts de votre société doivent être conservés pendant 5 ans à compter de la date de radiation.

Combien de temps faut-il garder les archives liées à la gestion du personnel ?

Les documents relatifs à la gestion sociale de votre entreprise sont particulièrement importants. Ils peuvent vous être réclamés lors d’un contrôle URSSAF, d’une inspection du travail ou dans le cadre d’une procédure aux prud’hommes. 

De ce fait, il est obligatoire de conserver pendant 5 ans :

• les registres uniques du personnel ;
• les déclarations d’embauches, contrats de travail et avenants ;
• Les fiches de paie ;
• Les documents relatifs au versement des salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte et régimes de retraite ;
• les déclarations d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie.

Les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires doivent être conservés pendant 3 ans. Ceux comptabilisant les horaires de travail des employés, leurs heures d’astreinte et leur compensation doivent être conservés 1 an.

Pour être certain que votre gestion sociale est réalisée dans les règles, pensez à confier la paie de vos salariés à votre cabinet comptable !

Que risque-t-on à ne pas conserver tous ces papiers ?

Maintenant que vous connaissez la réglementation, vous pouvez organiser les archives de votre entreprise en toute connaissance de cause. En effet, si vous n’êtes pas en mesure de présenter l’un de ces documents lors d’un contrôle administratif, vous vous exposez à des sanctions ! 

C’est par exemple le cas pour les documents fiscaux. L’article 1734 du Code général des impôts prévoit une amende de 10 000 € en cas d’absence de documents réclamés par l’administration ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits. 

Pour éviter les sanctions en cas de non-respect des durées légales de conservation, vous pouvez vous fier au simulateur proposé par le site du service public. Recherchez les papiers administratifs pour lesquels vous avez un doute et vous obtiendrez toutes les informations nécessaires.

Dans tous les cas, votre expert-comptable est là pour répondre à vos questions concernant la comptabilité et la gestion de votre entreprise !

Vous avez besoin d’un expert-comptable pour vous accompagner dans la gestion de votre entreprise ?

Contactez le Cabinet Mosselmans, nous sommes là pour vous aider !

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