Audit opérationnel : 8 étapes clés pour le réussir 

Réaliser régulièrement un audit opérationnel de son entreprise est une bonne idée pour s’assurer d’une gestion saine et performante. En plus de l’analyse comptable annuelle, cet audit permet aux chefs d’entreprise d’anticiper les décisions à prendre pour gérer leur activité.   

L’année fiscale se termine et avec elle vont commencer les opérations sur les comptes qui vont mener à votre bilan. Chez Mosselmans et associés, nous le savons, les chefs d’entreprise attendent beaucoup de cette étape qui est pour eux souvent une occasion unique dans l’année de discuter de gestion avec son expert-comptable. 

Néanmoins, la mission comptable est parfois limitée pour apporter une vision complète et éclairée de la situation réelle d’une entreprise. L’audit opérationnel permet d’avoir une vision globale et détaillée de l’entreprise, ce qui facilite la prise de décisions et le management efficace.   

Qu’appelle-t-on audit opérationnel ? 

C’est une évaluation indépendante des activités d’une organisation pour s’assurer qu’elle suit les plans, politiques et procédures établis.   

Un audit opérationnel est un outil clé pour les entreprises, permettant d’évaluer l’efficacité et l’efficience de leurs opérations. Il identifie les points forts et les faiblesses, offrant des pistes d’amélioration concrètes. C’est une boussole stratégique qui guide vers une performance optimisée et une meilleure gestion des ressources. En somme, il transforme les défis opérationnels en opportunités de croissance. 

Etape 1 : déterminer les objectifs de l’audit 

L’audit opérationnel est une démarche clé dans la stratégie d’entreprise, essentielle pour garantir que ses opérations s’alignent avec ses objectifs stratégiques. Avant de se lancer dans l’exercice, la première étape cruciale est la détermination des objectifs de l’audit. C’est ce qui orientera toute l’analyse et lui donnera sa substance. 

La question fondamentale à se poser est la suivante : Quel est le but de cet audit opérationnel ? Est-ce pour simplement évaluer la situation actuelle de l’entreprise ou y a-t-il des projets spécifiques en vue, tels qu’une transmission, un investissement, ou un plan de développement ? Cette interrogation initiale est le socle sur lequel l’audit sera construit. 

Considérons les diverses raisons pour lesquelles une entreprise pourrait entreprendre un audit opérationnel : 

• Faire le point : Un audit peut être réalisé pour avoir un état des lieux objectif et actuel des performances opérationnelles de l’entreprise. 
• Projet de transmission : Dans le cadre d’une cession ou d’une reprise d’entreprise, comprendre les opérations en cours est vital pour évaluer la valeur de l’entreprise et préparer la transition. 
• Projet d’investissement : Avant d’engager des capitaux importants, il est sage de procéder à un audit opérationnel pour s’assurer de la viabilité et de la rentabilité des opérations actuelles et futures. 
• Projet de développement : Lors de l’expansion de l’entreprise, que ce soit par le biais de nouveaux produits, services, ou marchés, un audit opérationnel permet de valider la stratégie et d’identifier les éventuels ajustements nécessaires avant mise en place. 

Poser la bonne question de départ est donc déterminant pour diriger les analyses. Cela évite la dispersion et permet de concentrer l’attention sur ce qui importe vraiment pour l’entreprise à ce moment précis. En définissant clairement l’objectif de l’audit opérationnel, l’entreprise s’assure que chaque analyse effectuée sera pertinente et pourra déboucher sur des actions concrètes et alignées avec sa vision stratégique. 

Etape 2 : rassembler les informations sur les processus opérationnels 

Les documents comptables sont précieux bien sûr, mais ils ne donnent qu’une information chiffrée et financière, ils ne vont pas permettre d’évaluer par exemple le risque pesant sur le mode de contractualisation de l’entreprise ou les inefficacités opérationnelles. 

Il faut donc réunir l’ensemble des informations pertinentes sur les processus de l’entreprise : 

• Processus clients et fournisseurs : Comprendre comment l’entreprise interagit avec ses partenaires commerciaux est essentiel. Cela inclut l’analyse de la chaîne d’approvisionnement, les conditions de paiement, les délais de livraison, et la satisfaction client. 
• Processus interne de gestion des ressources humaines : Les employés sont le moteur de l’entreprise. Il est donc crucial d’examiner les procédures de recrutement, de formation, d’évaluation de la performance et de rétention. 
• Documents contractuels : Ils sont le fondement des engagements de l’entreprise et peuvent révéler des vulnérabilités légales ou des opportunités de renégociation avantageuse. 
• Budgets prévisionnels : Ils offrent une perspective sur les attentes de performance future et les allocations de ressources planifiées.

En collectant ces informations, l’entreprise pourra identifier non seulement les points forts sur lesquels elle peut s’appuyer, mais aussi les faiblesses à corriger. Cela permettra de dresser un portrait authentique de l’état actuel des opérations, et de poser les bases pour les étapes ultérieures de l’audit opérationnel. 

Etape 3 : interviews internes des personnes clés 

En lien avec les informations recueillies au préalable, les personnes dans l’entreprise sont de précieuses ressources pour comprendre une situation, analyser un point contractuel, définir le mode de relations… 

Nous recommandons d’interroger à la fois les responsables opérationnels et les collaborateurs dans les équipes, pour avoir un point de vue exhaustif et ne pas risquer une analyse « hors sol » des processus. 

Etape 4 : évaluation des risques dans les processus de l’entreprise  

Erreurs, retards, problèmes de conformité, risque « personne clé » … La vie d’une entreprise n’est pas un long fleuve tranquille et il est important de connaître la part de risque que l’entreprise peut supporter et celle qu’elle peut facilement éliminer. 

L’évaluation des risques va permettre cette compréhension. Par exemple si vos contrats commerciaux ne sont pas bien ficelés, dans 90% des cas cela ne créera pas de problème car les relations clients se passent généralement bien. Qu’arrive-t-il si 10 % font défaut ? Combien cela peut-il coûter à l’entreprise ? 

On se concentrera sur les risques les plus importants et cela va aider à définir les points sur lesquels l’audit devra apporter des réponses. 

Etape 5 : définir le programme de l’audit opérationnel   

Chaque sujet doit faire l’objet d’une procédure décrivant les tests et vérifications qui seront à effectuer :  

• Que veut-on analyser précisément : Cela peut inclure l’efficacité des processus, la conformité aux réglementations, l’efficience de l’utilisation des ressources, ou l’efficacité des contrôles internes. 
• Quelles sont les informations nécessaires : Cela peut inclure des rapports financiers, des procédures opérationnelles, des enregistrements de transactions, des contrats, des communications internes, et d’autres documents pertinents. 
• Quelles sont les étapes de vérifications à effectuer : Cela comprend la sélection des échantillons, les tests de conformité, l’analyse des données, les interviews du personnel, et d’autres méthodes d’évaluation pertinentes. 

Le programme d’audit opérationnel guide l’auditeur en lui donnant une structure et une méthode pour évaluer les aspects de l’organisation ciblée. Il doit être suffisamment détaillé pour guider l’auditeur, mais aussi assez flexible pour permettre l’adaptation aux circonstances inattendues. 

Etape 6 : Exécutions des tests et vérifications des processus opérationnels    

L’auditeur peut à présent entrer en profondeur dans les différentes phases des processus à analyser. Si par exemple il doit analyser les processus d’approvisionnement, il pourra recueillir les documents et analyser la documentation des bon de commande, les liens avec le système d’information, les processus de vérification des marchandises, les processus de règlement etc. 

Cette étape est la plus minutieuse et va permettre de connaître précisément la manière dont les processus opérationnels sont réellement et concrètement mis en œuvre dans l’entreprise. 

Etape 7 : analyse des résultats     

Il s’agit de déterminer quels sont les écarts entre les processus établis et les pratiques réelles. Une fois ces écarts identifiés, l’auditeur peut identifier les meilleures opportunités d’amélioration des opérations et faire des recommandations concrètes. 

Cette étape est précieuse car c’est celle qui va vraiment permettre à l’entreprise d’assainir sa gestion des processus et donc de se renforcer. 

Etape 8 : le rapport d’audit opérationnel      

Le rapport est bien sûr le document final, le livrable. Il doit être exhaustif mais doit rester un outil d’aide à la décision pour l’entreprise. Il fournit donc un résumé clair, des constats et recommandations concrètes. 

Le rapport est idéalement présenté aux parties prenantes concernées : la direction bien sûr, mais aussi les personnes entrant dans la définition de l’objectif initial. Par exemple dans un projet de transmission, les personnes qui vont aider à faire aboutir ce projet. 

Il reste ensuite à bien suivre les recommandations et évaluer l’efficacité des mesures prises, afin que cet audit opérationnel soit entièrement profitable à l’entreprise. 

L’audit opérationnel se distingue comme un outil clé pour la performance d’entreprise, offrant une analyse approfondie qui dépasse la simple évaluation comptable. Il oriente les décisions stratégiques et opérationnelles, identifie les améliorations possibles et guide l’optimisation des processus. En suivant les recommandations d’un audit bien conduit, une entreprise peut transformer les défis en opportunités de croissance. En bref, un audit opérationnel est un investissement stratégique essentiel pour une gestion d’entreprise saine et une vision à long terme. 

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