Quelles sont les formalités à respecter lors de l’approbation des comptes annuels ?

Le temps de l’approbation des comptes annuels de votre société approche et vous ne savez pas comment faire ? Ne vous inquiétez pas, nous allons tout vous expliquer ! Si vous êtes en société commerciale, l’approbation des comptes annuels et leur dépôt au greffe du tribunal de commerce sont une obligation légale. Alors quelles sont les étapes à respecter et comment procéder dans les règles de l’art ? Le Cabinet Mosselmans vous informe !

Les comptes annuels d’une société : qu’est-ce que c’est ?

Comme vous le savez, votre société a l’obligation de tenir une comptabilité d’entreprise rigoureuse. Cette comptabilité s’établit pendant toute la durée de l’exercice comptable, le plus souvent du 1ᵉʳ janvier au 31 décembre. À la fin de cette période, votre expert-comptable procède à la clôture des comptes avant d’ouvrir l’exercice suivant.

La clôture des comptes s’accompagne de la production de documents comptables officiels, qui illustrent la santé financière de votre entreprise. Il s’agit de :

• Votre bilan comptable : il fait état du patrimoine de votre société au moment de la clôture de l’exercice. 
• Votre compte de résultat : il présente les produits et les charges de votre société.
• Vos annexes : elles apportent des informations complémentaires permettant de mieux comprendre le bilan et le compte de résultat.

Le bilan, le compte de résultat et les annexes sont les documents qui constituent les comptes annuels de votre société. Chaque année, vous devez procéder à l’approbation de vos comptes annuels en assemblée générale et à leur dépôt auprès du greffe du tribunal de commerce.

En quoi consiste l’approbation des comptes annuels ?

L’approbation des comptes annuels est une obligation légale pour toutes les sociétés commerciales : SARL, EURL, SAS, SASU, SA, etc. Si vous êtes à la tête d’une société civile, par exemple d’une SCI, vous n’êtes pas concerné.

L’obligation d’approuver les comptes s’applique dans un souci de transparence économique. C’est aussi une démarche qui permet aux associés de contrôler et d’approuver la gestion de la société par les dirigeants.

Cette formalité juridique doit suivre une procédure formelle. En cas de défaut d’exécution, vous risquez une amende de 9000 € pour défaut d’établissement des comptes. De plus, votre responsabilité civile peut être engagée en cas de préjudice.

Quelle est la procédure à suivre pour l’approbation des comptes annuels ?

1. Convoquer une assemblée générale (AG)

L’approbation des comptes doit être réalisée dans le cadre d’une assemblée générale (AG). Normalement, les statuts de votre société prévoient les modalités de convocation, que ce soit pour une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.

En règle générale, la convocation doit être communiquée par lettre recommandée ou par remise en main propre, au moins 15 jours avant la date de tenue de l’AG. Vous devez joindre à cette convocation les documents suivants :

• les comptes annuels ;
• le rapport de gestion ;
• le texte des résolutions ;
• le rapport du commissaire aux comptes, si votre société est concernée.

L’AG doit se tenir tous les ans dans les 6 mois qui suivent la date de clôture de l’exercice social. Si votre société clôture ses comptes sociaux le 31 décembre, l’AG doit avoir lieu au plus tard le 30 juin de l’année suivante.

2. Garantir la bonne tenue de l’assemblée générale

Lors de l’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes, les associés ont l’occasion d’examiner la gestion de la société. Ils doivent alors :

• approuver ou refuser d’approuver les comptes annuels de l’exercice précédent ;
• voter l’affectation du résultat ;
• voter les distributions de dividendes, etc.

L’AG leur permet d’évaluer la gestion des dirigeants de l’entreprise et de la mettre en conformité afin de prévenir toute sanction.

3. Rédiger les documents obligatoires

L’approbation des comptes annuels est concrétisée par la rédaction de documents obligatoires :

• Un procès-verbal faisant état des décisions et des résolutions votées pendant l’AG. 
• Un rapport de gestion.
• Une proposition d’affectation du résultat.
• Un arrêté des comptes.
• Une feuille de présence. 

Le procès-verbal est un document particulièrement important : il constitue l’unique preuve de l’approbation ou du refus des comptes annuels. Il devra être joint aux comptes annuels lors de leur dépôt au tribunal de commerce.

Quelles sont les formalités juridiques pour l’approbation des comptes en EURL ou en SASU ? 

Si vous êtes en société unipersonnelle (EURL ou SASU), vous êtes par définition associé unique. Dans ce cas, il existe deux cas de figure :

• Si vous êtes également dirigeant de l’entreprise, il n’y a pas lieu de tenir une assemblée générale. Vous prenez seul la décision d’approuver ou non vos comptes.
• Si le dirigeant est un tiers, vous devrez vous réunir et produire un procès-verbal d’AG.

Quelle est la procédure pour effectuer le dépôt des comptes annuels ?

Où et comment faut-il déposer les comptes annuels ?

Les comptes approuvés doivent être déposés tous les ans au greffe du tribunal de commerce. Là encore, la procédure suit des règles très précises.

Pour être valable, le dépôt des comptes doit comprendre :

• les comptes sociaux annuels ;
• le procès-verbal de l’assemblée générale d’approbation des comptes.

Le dépôt des comptes annuels doit s’effectuer dans le mois qui suit la tenue de l’AG. Si vous faites votre dépôt par voie électronique, le délai est porté à 2 mois.

Que risque-t-on si on ne dépose pas ses comptes annuels ?

Si, pour une raison ou pour une autre, vous ne réalisez pas le dépôt obligatoire de vos comptes à temps, vous vous exposez à une amende de 1 500 €. En cas de récidive, vous risquez une amende de 3 000 €. 

Sachez que le président du tribunal de commerce a un pouvoir d’injonction : il peut rendre une ordonnance vous obligeant à déposer les comptes annuels dans un délai d’un mois, sous peine d’astreinte.

Peut-on demander la confidentialité des comptes annuels ?

Vous ne souhaitez pas que les comptes annuels de votre société soient rendus publics ? Vous avez la possibilité d’établir une déclaration de confidentialité au moment de déposer vos comptes au greffe du tribunal de commerce. 

L’option de confidentialité n’est accordée que sous certaines conditions. En fonction de son statut juridique, votre société doit remplir certains critères en termes d’effectif et de chiffre d’affaires pour en bénéficier. 

Combien coûte le dépôt des comptes annuels ?

Le dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce a un coût :

• Les frais de greffe s’élèvent à environ 50 €.
• Si vous faites rédiger vos documents d’approbation des comptes par un juriste ou par un expert-comptable, il faudra prévoir leurs honoraires.

Vous avez besoin d’aide pour réaliser l’approbation et le dépôt de vos comptes annuels dans les règles ? Faites appel à un cabinet comptable : le Cabinet Mosselmans est à votre écoute !

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